SPF Seniorerna Gästriklandsdistriktet
Resesamordnargruppen
Mål
Att samordna resor inom SPF Gästrikland på ett effektivt sätt för att medlemmarna i distriktets alla föreningar skall ha tillgång till ett större reseutbud än om varje förening var för sig arrangerar resor.
Alla föreningar kan självklart arrangera resor som vänder sig till den egna öreningen
Syfte
Att distriktets medlemmar genom att delta i resorna skall ha trevligt, dels genom själva resan och i mötet med andra medlemmar. SPF´s resor skall därför alltid vara mer prisvärda och enklare att delta i än andra resor.
Arbetssätt
Resesamordnarna som utses av respektive förening träffas 6 – 8 gånger per år.
Förslag till dagordning skickas ut ungefär en vecka innan mötet via mail. Vid mötet förs minnesanteckningar som delges gruppen och respektive föreningsordförande via mail.
Den av SPF distriktet utsedde samordnaren ansvarar för mötena och skriver en årlig rapport som bifogas SPF Gästriklands årsberättelse.
Anmälan till resa
När en resa presenterats på hemsidan och eller gruppmail gått ut kan anmälan göras till resan och principen först till kvarn gäller.
Observera att anmälan inte kan göras som svar på gruppmail.
Resesamordnare
När man som resesamordnare är ansvarig för en resa skall följande gälla
• Ta kontakt med en eller flera researrangörer för att ta fram innehåll, upplägg och pris på resan.
Om flera arrangörer tillfrågats själv besluta vilken som skall väljas.
• Se till att beskrivning av resan görs på en A4 sida för publicering på distriktets hemsida och att ett mail via SPF:s system för massutskick görs.
I beskrivningen skall av resan skall klart framgå vem som är ansvarig för resan med både telefonnummer och mail. Vid vissa resor måste sista datum för anmälan finnas med.
• Gruppen utser ansvarig för att publicera alla resor på hemsidan och vem som ansvarar för att skicka ut gruppmail.
• Det är viktigt att ha löpande kontakt med researrangören med avseende på anmälningar etc.
Vid resor med färja och övriga utlandsresor gäller speciella villkor som måste beaktas.
• Se till att någon från resesamordnargruppen deltar som färdledare. Som färdledare behöver man i regel inte betala för resan. Olika arrangörer har olika avtal med SPF. För längre resor utomlands där arrangörens egen guide deltar gör man upp i förväg då särskilda avtal saknas. Villkor för dylika resor görs upp vid varje tillfälle.
• Att vid nästa möte rapportera till gruppen om resans genomförande, både vad som varit bra och mindre bra.
• Respektive resesamordnare ansvarar för den administration som är nödvändig vid den resa man har ansvar för. Den egna administrationen bör vara så liten som möjligt och i största möjligaste mån läggas på researrangören.
Ansvar som färdledare vid endagsresor
• Att se till att aktuell namnlista med telefonnummer på alla deltagare inklusive chaufför finns med. Listan fås från researrangören där även ett journummer till researrangören bör finnas med på listan.
• Att från det ställe man själv stiger på pricka av alla deltagare.
• Presentera sig och hälsa alla välkommen ombord. Även informera om vad som gäller på resan ex vis tider för mat och rast.
• Vid raster se till att alla kommer ombord igen.
• Se till att alla deltagare finns med på väg till teatern eller annat mål. Ibland måste man gå sist eller be någon annan göra det för att se till att alla är med.
• På hemvägen tacka för dagen och göra reklam för vår hemsida och våra resmål.
Att vara s.k. färdledare är helt frivilligt och punkterna ovan som samordnargruppen gemensamt tagit fram är tänkt som ett stöd.
När det gäller färdledare vid resa med färja gäller andra regler såsom att hämta ut biljetter mm.
Att resor är bra i rekryteringssammanhang får vi klara bevis för bland annat vid mässor. Därför kan det vara bra att som "prova på SPF" kunna följa med på någon resa.
Dokumentet är internt dokument och är gemensamt utarbetat av distriktets alla resesamordnare för att underlätta vårt samarbete och ha en gemensam syn på arbetet med att arrangera resor. Viktigt är att resornas kvalitet är likvärdiga så att distriktets medlemmar vet att oavsett vem som är ansvarig för resan så kommer det att fungera bra.
Samarbetet under ordnande former gör också att vi kan ha en bättre diskussion med våra researrangörer angående pris och innehåll.
Revidering av dokumentet sker varje år inom gruppen i samband med att föreningar och distriktet har årsmöte.