Vi närmar oss ett nytt verksamhetsår och vi har ställts inför frågan om hur vi genomför ett årsmöte under en pandemi med starka mötesrestriktioner. SPF förbundets rekommendation är att föreningarna inte ska genomföra årsmötena fysiskt. Antingen skjuter man upp årsmötet – vilket går att göra – eller försöker man att genomföra årsmötet i en form som inte kräver fysisk närvaro.

Styrelsen har beslutat att föreningens årsmöte ska genomföras den 23 februari 2021 men i så stor utsträckning som möjligt i digital form. Detta innebär att omröstningen kommer att ske via ett formulär i digital form alternativt ifyllande av ett utskrivet formulär – se nedan. Vi har ansett att det är viktigt att vid en tidig tidpunkt på året få årsmötets beslut i de frågor som rör verksamheten. Det viktigaste är att även ett genomförande på detta sätt ger alla medlemmar möjlighet att delta i beslut och välja funktionärer.

Hur ska då detta gå till?
• Årsmötet hålls den 23 februari men utan fysisk närvaro.

• Den 11 januari sänds kallelsen till årsmötet via mail och den publiceras på hemsidan. Alla kommer också att få del av kallelsen tillsammans med utdelning av programmet för våren 2021. Utdelningen börjar den 14 januari.

• Eventuella motioner skall lämnas till styrelsen den 26 januari d.v.s. fyra veckor före årsmötet genom mail till spf.bjarred@gmail.com, eller genom att lägga dem i föreningens brevlåda vid Medborgarhuset eller genom att skicka dem till SPF Gamla Bjered, Lundavägen 2, 23737 Bjärred.

• Den 9 februari läggs årsmöteshandlingarna ut på hemsidan. De kommer också att kunna hämtas i pappersform på Medborgarhuset mellan kl. 10.00 och 13.00 samma dag.

• Ytterligare namnförslag, andra förslag eller invändningar mot utsända förslag måste för att kunna beaktas vid årsmötet vara inkomna till styrelsen senast den
16 februari. Ni skickar era synpunkter till spf.bjarred@gmail.com, eller lägger dem i föreningens brevlåda vid Medborgarhuset eller skickar dem till SPF Gamla Bjered, Lundavägen 2, 23737 Bjärred. Observera att det i samband med ifyllandet av röstningsformuläret inte finns möjlighet att komma med nya förslag. Sammanställning av eventuellt nya namnförslag, synpunkter eller frågor och styrelsens svar kommer att skickas via mail och läggas ut på hemsidan före årsmötet.

• Den 23 februari skickas en länk till ett röstningsformulär via mail. Formuläret följer föredragningslistan och besvaras digitalt. För att säkerställa utskicket av det digitala röstningsformuläret vill vi att ni anmäler ert intresse av att delta i omröstningen till Christina Hedlund, ninnahedlund@gmail.com , tel. 070-835 90 59 eller till Gun-Britt Ohlsson, ohlssongb@hotmail.com , tel. 070-670 64 43. Anmälan behöver vi senast den 16 februari. De medlemmar som inte har mailadress men vill delta i omröstningen är välkomna till Medborgarhuset mellan kl. 13 och 16 den 23 februari och fylla i ett utskrivet röstningsformulär.

• Resultatet av årsmötet kommer att meddelas via mail och på hemsidan.

Har ni frågor om årsmötets genomförande är ni välkomna att höra av er till ordföranden Annette Jörgensen via 070 – 822 37 20 eller via mejl annette.jr@telia.com

Bjärred den 11 januari 2021
Styrelsen