Protokoll nr 4 fört vid Planering-/Styrelsemöte med styrelsen för SPF Seniorerna Söndrumsvännerna den 17 augusti 2020

Närvarande: Erik Jansson, Lars Björk, Håkan Nilsson, Leif Nilsson, Arne Karlsson, Gunn Lindell, Eva Molin, Kerstin Uhrberg Johansson, Ann-Cathrine Svensson, Lena Wilde
Ej närvarande: Lillemor Permander har anmält förhinder

§ 36 -50

§ 36 Mötets öppnande
Erik Jansson öppnade mötet och hälsade Styrelsen välkomna.

§ 37 Fastställande av föredragningslista
Godkändes.

§ 38 Årsplan och Agenda 2020, nuläge med hänsyn till pandemin
Brev från Generalsekreteraren: "Rekommendation till SPF Seniorernas föreningar och distrikt om möten hösten 2020."
Styrelsen beslutade att Söndrumsvännerna följer rekommendationerna. (Bilaga 1)

§ 39 Det ekonomiska läget för 2020, preliminära budgetförutsättningar
Det ekonomiska läget ser bra ut, hittills har 105.000 kr inkommit.
Kostnader under hösten: Styrelsen beslutade att Trygghetsrådet beviljas ett bidrag på 2.000 kr för 2020.
Tele2 gäller t o m augusti 2021. Annonsering i HP om inställda månadsmöten bör användas, liksom för övrig information från styrelsen.

Leif Nilsson tog upp frågan om medlemsavgiften med hänsyn till att programverk-samheten inställts i så stor utsträckning. Diskuterades möjligheten att föreslå reducering av nästa års avgift för att kompensera detta. Leif Nilsson och Gunn Lindell fick uppdraget att beräkna lämplig nivå för en sådan återbäring.
Ann-Cathrine Svensson fick uppdraget att undersöka hos förbundet när och hur vi kan meddela vilken medlemsavgift vi önskar få debiterad för år 2021, om styrelsen beslutar ändra debiteringen.

§ 40 Programverksamheter vid månadsmöten
Information ska ges till medlemmarna om att höstens månadsmöten är inställda, hur stor medlemsavgiften blir, hur Förbundet/Distriktet ställer sig till medlemsavgiften. Planerad lunch för 80+ kan inte genomföras.
Information sker genom brev, e-mail, digitalt möte och Facebook.
Ann-Cathrine Svensson återkommer med antal medlemmar och hur många som har e-mail-adress. (Svar erhållet: Av 618 medlemmar har 406 e-mail i vårt register.)

§ 41 Programverksamheter vid månadsmöten
Inga fysiska möten under hösten. Istället görs ett digitalt möte med info om styrelsemötet den 17 augusti, distriktets årsmöte den 19 augusti och om hur stor medlemsavgiften blir, vilka aktiviteter som fortgår och vilka som är inställda.

Håkan Nilsson avbokar höstens aktiviteter, men försöker boka medverkande under våren 2021, då förutsättningarna förhoppningsvis har ändrats. Smittskyddsläkare Anders Lindberg kontaktas för månadsmötet i januari 2021 och Anders Wirdheim till mars månads möte.

Anmälan till framtida månadsmöten kommer att ske till ett telefonnummer om begränsning till 50 deltagare kvarstår.

§ 42 Planering för aktiviteterna
Arne Karlsson informerade om att cykling, minigolf och mattcurling fortsätter som vanligt, men boule, vattengympa och canasta är inställda.

§ 43 Planering för reseverksamheter
Resan till Skåne är senarelagd, tas ev upp igen 2021.

§ 44 Planering för studiebesök under dagsturer
Inga dagsturer i höst.

§ 45 Planering för studieverksamheter och temamöten
"Udda vingruppen" kommer att genomföra 3 lektioner (3 inställda från i våras) i vinkunskap under hösten.

§ 46 Utformning av höst- och vårprogrammet (2020/2021)
Så snart som möjligt kommer ett brev att skickas ut till medlemmarna, där det informeras om vad som händer i Förbundet/Distriktet, styrelsemötet 17/8, medlemsavgifter, aktiviteter, 80+-lunch inställd mm. Brevet skickas även ut som e-mail, även ett digitalt möte är planerat till den 21 september kl 14.00.

Lars Björk kommer att informera medlemmarna via e-mail hur det digitala mötet kommer att fungera.

Distribution av brevet: PostNord alt personlig utdelning skall övervägas med hänsyn till täckning av epostadresser.
Beroende på hur många som har e-mail, så kan det bli en liten del, som går med PostNord. Ann Cathrine Svensson meddelar att 212 medlemmar saknar epost och att 406 medlemmar kan nås med epost (se § 40 ovan).

Ordföranden fick uppdraget att utforma ett brev till medlemmarna, som redovisar planeringen för hösten och vari ska påtalas behovet att alla som har mailadress meddelar den till oss för att underlätta intern kommunikation. Brevet publiceras på alla tillgängliga kanaler: hemsida, Facebook, mailutskick på kända adresser och i postade brev. Omfattningen av postade/kuverterade brev skall övervägas för senare ställningstagande.

§ 47 Planering av uppstart hösten
Inga månadsmöten, men ett digitalt månadsmöte den 21 september. Lars Björk ombesörjer detta tillsammans med Erik Jansson.

§ 48 Rapport från samrådsgruppen
Inget samrådsgruppsmöte har ägt rum.

§ 49 Övriga frågor
Distriktsstyrelsen årsmöte äger rum den 19 augusti. Erik Jansson deltager digitalt.
Erik Jansson gick även igenom Distriktets förslag till budget. Denna är upprättad utan beaktande av inställda verksamheter till följd av pandemin. Styrelsen beslutar att vi föreslår mötet att notera till protokollet att de minskade utgifterna pga pandemins restriktioner ska beaktas. (Se bilaga 2: mail från Erik Jansson 2020-08-17, som anmäler frågan och förslaget till beslut i distriktets årsmöte.)

Rekrytering: Lars Björk rapporterade om rekryteringsarbetet. Affischering finns på ICA Maxi. Han förbereder för annonsering genom vår Facebooksida för att nå presumtiva pensionärer i våra postnummerområden. Det finns en rekryteringstävling inom SPF Distriktet, frågan kom upp "Hur gör de som vann rekryteringstävlingen?" Lars Björk tar upp den frågan som rekryteringsansvarig i distriktet och i vår förening.

§ 50 Styrelsemötet avslutades med en god räk-/pastasallad i skuggan under körsbärsträdet. Tack Erik och Håkan för arrangemanget.

Halmstad 2020-08-18

Lena Wilde Erik Jansson
Sekreterare Ordförande